Es geht uns grundsätzlich darum, alle möglichst in allen Bereichen zu beteiligen. Wir möchten dazu ein paar Grundregeln aufstellen, um die Kommunikation möglichst effizient zu gestalten.
Vorbereitung (im Deck)
Tagesordnungspunkte in "Agenda" Spalte im Deck sammeln
oder in Agenda im Vorbereitungsordner sammeln (GG)
gegebenenfalls sich selbst oder jemand anderen als "Verantwortliche*n" hinzufügen
Dringlichkeit festlegen mit Label:
optional Funktion via Label hinzufügen:
Karten in Agenda-Abfolge reihen
Am Beginn des Treffens überprüfen/festlegen
Wer moderiert heute / beim nächsten Mal?
Wer protokolliert heute/ beim nächsten Mal?
Agenda kurz besprechen und Prioritäten festlegen
Nachbereitung
Protokoll finalisieren und Link zur PDF-Version im jeweiligen Kreis-Channel posten Zusätzlich im Channel #Protokolle auf rocket chat posten, - die Top 3 Themen und die Links zu etwaigen Beschlüssen dazufügen.
Beschlüsse ins Beschluss-Logbuch eintragen: https://log.treibhausdonaufeld.at/
Aufgaben und Verantwortliche im Deck aktualisieren, und gleich Notizen hinzufügen, welche Schritte zu dieser Aufgabe als nächstes geplant sind.
---> Nur eine Person sollte während des Treffens Karten bearbeiten, um Fehler zu vermeiden. (Verantwortliche*r wird vom Moderator festgelegt.)
Zu all diesen Punkten findest du hilfreiche Anleitungen bei digitale-werkzeuge
Die UG Soziokratie beschäftigt sich genauer mit diesem Thema. Hier nur ein paar Eckpunkte für eine gelungene Moderation:
Darauf achten, dass die Wortmeldungen in der Reihenfolge, in der sie aufgekommen sind, "abgearbeitet" werden (sofern es keine direkte Antwort ist)
Zusammenfassungen möglichst objektiv gestalten
Agenda und Zeiteinhaltung im Auge haben
Auf Pausen nicht vergessen
Moderation
Vor MR per Handzeichen abfragen, ob überhaupt eine Diskussion notwendig ist. (Nicht notwendig, wenn eine MR auf der Agenda steht!)
Meinungsrunden mit eindeutigen Fragen einleiten, am besten schon vorbereiten oder dann im chat veröffentlichen (online)
Bei großen Themen mehrere MR zu kleinen Aspekten machen. (Mitglieder schweifen dann nicht ab, weil sie wissen, dass später weitere MR kommen)
Immer bei unterschiedlichen Personen beginnen, (v.a. bei virtuellen Treffen) damit im Meinungsbildungsprozess Viele zu Wort kommen
Eigene Beiträge in MR effizient gestalten
Die Meinung und die Beteiligung jedes/jeder Einzelnen ist wichtig!
In der Kürze liegt die Würze
Zeige mit einem "Silent Applause"[1], dass du der gleichen Meinung bist wie jemand der gerade spricht (auch virtuell möglich)
Wenn in der MR all deine Anliegen schon angesprochen wurden oder du dich nicht äußern möchtest, kannst du zum nächsten weitergeben
Bei großen Beschlüssen
Mittels Fragebogen / Umfrage Meinungen oder eventuelle Einwände der Gruppe vorab einholen
Eventuell in Kleingruppen aufteilen, diskutieren und wieder zusammenkommen (Breakout Room)
die Beschlussfindung ist im Punkt 3 der Geschäftsordnung genau beschrieben: https://wiki.treibhausdonaufeld.at/de/geschaeftsordnung#h-3-beschlussfindung-und-beschlüsse
Ziel: Treffen muss auch für Ferngebliebene nachvollziehbar sein & Dokumentation der erarbeiteten/besprochenen Punkte.
kurz und knackig
In Sätzen oder zumindest in Satzteilen schreiben
Keine Wiedergabe von Ankommens- und Abschlussrunde
Im Protokoll nur Interne Links[2] verwenden
Meinungsrunden/Diskussionen (im KK mit Namen, in den AGs ohne Namen) gehören ins Protokoll (für Nachvollziehbarkeit); Zusammenfassungen nach den Meinungsrunden immer protokollieren
Beschlüsse ins Logbuch übertragen (sodass sie auch ohne Protokoll mit Kategorie und Schlagwort nachvollziehbar sind!)
Internen Link zum PDF-Protokoll im AG-Channel
[link-titel](http://url-zum-protokoll) und in den Channel #Protokolle posten. Eine genauere Anleitung zum richtigen Posten im #Protkolle Channel findest du bei digitale-werkzeuge
Anmerkungen/Korrekturen zum Protokoll (z.B. Fehler, Unklarheiten): Direkt an den/die Verfasser*in des Protokolls in privater Nachricht im Chat schreiben
Wenn neue Beschlüsse bestehende Prozesse verändern: Betroffene Dokumente aktualisieren. (Todo für betroffene AG)
Neue Ideen/Initiativen sollten eindeutig einer AG / PG zugeordnet sein oder sonst dem KK zur Zuordnung einer AG/PG übergeben werden.
Tipps zur Moderation bei Online Treffen
TN darauf hinweisen, dass sie Mikro stumm schalten sollen & das auch regelmäßig kontrollieren
Wortmeldungen wenn möglich nur nach Aufruf der Moderation kundtun - "Hand heben" (symbolisch oder physisch via Video), um der Moderation Wortmeldung zu signalisieren
Sprecherliste für alle sichtbar machen (z.B. zu Beginn in Chat posten) ---> Achtung: Chatnachrichten sieht man erst ab dem Zeitpunkt, wo man beigetreten ist; vergangene sind nicht sichtbar)
Änderungen der Agenda für alle sichtbar machen z.B.:
in Decks aktualisieren (von jedem aufrufbar)
oder Screen sharen
Pausen einlegen nach festgelegter Zeit (nach ca. 1,5h Treffen, 5 min Pause), auch wenn es danach 'eh nur mehr kurz ist'.
Zustimmung durch Drehbewegung der hochgehaltenen Hände ↩︎
Siehe https://wiki.treibhausdonaufeld.at/de/digitale-werkzeuge#link-zu-dateiordner-in-nextcloud ↩︎