¶ Nextcloud
Nextcloud ist das primäre Werkzeug für Dateiablage und -austausch. Unsere Instanz findest du unter:
Dein Benutzername lautet vorname_nachname und das Passwort solltest du entweder wissen oder kannst es mithilfe der „Passwort vergessen“ Funktion auf der Startseite neu setzen.
Hier werden in kürze die wichtigsten für uns benötigten Funktionalitäten erläutert, mehr Details zu Nextcloud gibt es in der offiziellen Dokumentation
Erste Schritte
Wenn du deinen Zugang erst kürzlich bekommen hast, bitte:
¶ Dateiablage
Das wichtigste in Nextcloud sind wohl die Dokumente. Wir verwenden für Text- und Tabellen standardmäßig das Microsoft Office format, das auch von unserem Online-Tool onlyoffice sehr gut unterstützt wird.
¶ Ordnerstruktur
Es gibt einen Ordner für die Großgruppe, den Koordinationskreis, jede AG, sowie 07 BHJF Projektsteuerung (für das Baumenschen Jour-fixe), 08 Nicht Mitglieder, 09 Members Only und 10 Fotos.
Vorgehensweise für Dateibenennungen und Ordnerstruktur auf Nextcloud
-
Einheitliches Datumsformat verwenden mit yyyy-mm-dd_Dateiname (ISO 8601)
-
Standard-Ordnerstruktur jedes Kreises
- 01 Selbstbeschreibung
- 02 Vorbereitung Treffen
- 03 Protokolle
- 04 UGs (die dem Kreis zugehören)
- 05 PGs (die dem Kreis zugehören)
- ab 10 für jeden Kreis individuell gestaltbar
- 99 Archiv
-
Struktur für Ordner 03 Protokolle
- Jahr (yyyy)
- Word
- 0000-00-00_AG Name_Protokoll_Vorlage.docx
- Jahr (yyyy)
Tipps:
- Die Geschäftsordnung, Wahlordnung und die Vereinssatatuten liegen direkt im Order Großgruppe.
- Wenn du etwas nicht findest, verwende die Suche - Lupe rechts oben!
¶ Neues Dokument erstellen
Du kannst direkt im Web-Interface neue Dateien, zB ein Textdokument erstellen, gehe dazu oben auf das + Symbol und wähle das gewünschte Dokument. Abhängig davon, in welchem Ordner du dich befindest, ist das Dokument sofort mit gewissen Personen auch geteilt.
Möchtest du es nur für ausgewählte Personen teilen, dann erstell es in deinem obersten Ordner in der Nextcloud und erstelle einen eigenen Sharing-Link den du nur den gewünschten Personen mitteilst.
¶ Link zu Datei/Ordner in Nextcloud
Um auf eine Datei oder Ordner in der Nextcloud zu verlinken, bitte immer den internen Link dafür verwenden, weil sich dieser nicht mehr ändert auch wenn die Datei verschoben wird.
Navigiere im Browser zu der gewünschten Datei und klicke dann auf diese 3 Punkte und dann auf Details, dann auf "Sharing/Teilen" und dann auf "Internal link/Internen Link. Damit ist der Link in der Zwischenablage und kann mit Strg + V überall eingefügt werden:
¶ Link zu Datei direkt in Onlyoffice
Öffne die Datei durch klick darauf im Browser in Onlyoffice und kopiere den URL-Link des neuen Fensters das sich dann öffnet
PRO-Tipp:
Um den Link zu „verschönern“ kannst du ihn im Rocketchat so einfügen, sodass der angezeigte Name in eckigen, der Link selbst in Runden Klammern steht, zB:
[Ideen aus Wohnprojekt](https://wir.treibhausdonaufeld.at/index.php/f/20375)
¶ Schreibrechte für andere Gruppen/Personen Schreibrechte
Wenn zb ein Nicht-Mitglied oder andere Personen, auf einzelne Dateien oder Ordner Schreibrechte bekommen sollen, musst man diese extra vergeben. Leider funktioniert das überschreiben der Rechte für eine Gruppe nicht, die bereits Lese-Rechte für den Überordner hat (für einzelne Personen geht das schon). Daher muss man eine neue Link-Freigabe für Datei oder das Dokument erstellen und auf diesen Link, dann nochmal explizit Schreibrechte vergeben:
Anschließend den in die Zwischenlage kopierten Link weitergeben an die Personen, die an dem Dokument mitarbeiten sollen, dieser Link sieht dann zB so aus: https://wir.treibhausdonaufeld.at/index.php/s/TBdFrcCoXEAowCR
¶ Kalender
Eintragen der Termine für Treffen, wenn virtuell mit zoom link - sonst mit Treffpunkt. Idealerweise mit ModeratorIn und ProtokollantIn.
¶ Kontakte
Es sollten alle Mitglieder mit ihren Kontakt-Adressen (v.a. Telefon und Email) in den Kontakten aufscheinen, wenn etwas nicht stimmt, bitte UG IT kontaktieren:
¶ Deck
Die Deck-App ist eine Kanban-mäßige Erweiterung für Nextcloud. Genaue Dokumentation dazu siehe hier.
Es gibt ein Deck für jede AG und zum teil auch für PGs/UGs. Wie genau mit den Decks gearbeitet wird wirst du selbst noch sehen bzw. unterscheidet sich auch in den jeweiligen Arbeitsgruppen.
Vielen Arbeitsgruppen benutzen das Deck zur Agenda-Sammlung und zum Überblick über aktuelle To-Dos.
¶ Integrationen und Apps
¶ Dateien-Sync am Desktop
Nextcloud verfügt über einen Desktop-Sync client, mit dessen Hilfe mensch Dateien mit einem lokalen Gerät synchronisieren kann. Hier dazu der Download:
¶ Mobile Sync
Es gibt eine praktische App für Android und iOS
Aus dieser App kann mensch dann die synchronisation der Kontakte und des Kalenders relativ easy einrichten und konfigurieren!
- Anleitung: in der offiziellen Nextcloud Doku
¶ App für Decks
Es gibt eine eigene App fürs bearbeiten der Decks, aber nur für Android:
- für die generösen: https://play.google.com/store/apps/details?id=it.niedermann.nextcloud.deck.play
- für die geizigen: https://f-droid.org/en/packages/it.niedermann.nextcloud.deck/
¶ Kalender Öffentlicher Link
Der Kalender ist über einen öffentlichen Link für reinen Lese-Zugriff erreichbar:
Um diesen Kalender, zB in den Google-Calender zu integrieren, funktioniert dieser Link:
Nachteil ist der rein lesende Zugriff.
¶ Rocketchat
Rocketchat ist der Software Slack sehr ähnlich, und ist Open-Source software. Die URL des Chats lautet:
Zum Login den Button Nextcloud-Login verwenden.
Bitte keine gesamten Emails in Rocketchat kopieren, sondern relevante Information extrahieren und nur diese weitergeben (z.B. Link zu newsletter oder nur den Absatz der Mail, der interessant ist)
Bitte die Funktionalität "Reply-in-Thread" verwenden, wenn du direkt auf etwas Bezug nimmst / Antworten willst.
Bitte auch "Diskussionen" anlegen für bestimmte, größere Unterthemen.
¶ Räume/Channels
¶ #Wichtigstes
- Beschlussanträge: mit Internem Link zu PDF-Version
- GG-Einladungen: mit Internem Link zu Agenda
- Keine Diskussionen/Antworten!
¶ #General
- Informationen, die alle Mitglieder betreffen - nur Wesentliches kommunizieren, sodass dies auch wirklich gelesen wird (Info, die jede*r lesen soll)
- Beschlussvorschläge: mit Einladung wo weiterdiskutiert wird zu diesem Thema (Channel, Dokument, Termin, ...)
¶ #Protokolle
AG, KK, GG und eventuell PG Protokolle: mit internem Link zur PDF-Version, Liste der Top 3 Themen und Links zu etwaigen Beschlüssen.
Hier die Vorlage für die Posts in diesem Channel:
### GGT, AGT, DATUM
Link zum Protokoll: hier internen link einfügen
#### Themen (Top 3)
:arrow_right: Thema 1
:arrow_right: Thema 2
:arrow_right: Thema 3
#### Beschlüsse
:white_check_mark: Beschluss 1
:white_check_mark: Beschluss 2
Videotutorial zur Erstellung der Protokoll-Posts: https://youtu.be/L8mXODObKzY
Anmerkung: Besonders wichtig ist dass ihr die Leerzeichen zwischen dem grünen und dem schwarzen teil der Vorlage nicht löscht - dann funktioniert nämlich die Formatierung nicht mehr - also keine Leerzeichen löschen
Wichtig für den #Protokolle Channel:
- bitte nur interne Links zu Protokollen posten
- bitte Beschlüsse so beschreiben dass auch für Unbeteiligte verständlich wird worum es dabei geht
¶ Weitere wichtige Channels
- Jede AG hat eigenen AG-Raum
- Jede*r ist eingeladen gerne mitzuLESEN
- Schreiben sollten möglichst nur Mitglieder der jeweiligen AG!!
- Jede AG hat auch eigenen AG-Fragen-Raum, der für alle offen ist. Es können Fragen gestellt werden, die beim nächsten GGT oder im Chat beantwortet werden
- Außerdem gibt es folgende weitere Channels
#Koordinationskreis#Baumenschen#Fragen an Baumenschen#Vorstand- Einen Channel für jedes Raumteam von RT1 - RT8. ZB:
#RT8 Gemeinschaftsküche & -terrasse und Kinderspielraum
¶ Sonstige Räume
#Tratsch: Alle halbwegs interessanten (oder zumindest lustigen) Dinge aus dem restlichen Leben#Share&Care: Zum Teilen und Anfragen von Sachen und Dienstleistungen#Hilfe: Für Hilfe bei unseren digitalen Werkzeugen
¶ Neue Channels/Diskussionen
- für AG-übergreifende Projektgruppen (PGs) und Untergruppen (UGs) oder Beschlussvorschläge
- Wenn möglich sollten Channels immer einem Team zugeordnet werden
- für neue Themen, eher eine "Diskussion" erstellen als einen eigenen Channel
¶ Windows/Android/iOS Client
Rocketchat kann man auch als Desktop-Version und als App herunterladen: https://de.rocket.chat/install#Apps
In der app dann auf "Join a workspace" klicken. Wenn Rocketchat die Server URL verlangt, folgende eingeben: https://chat.treibhausdonaufeld.at
Dann ebenso den Nextcloud-Login verwenden
¶ Benachrichtigungen
Standardmäßig schickt Rocketchat an mobile Geräte nur bei direkt Erwähnung (mit @benutzername) eine Push-Benachrichtigung raus. Wenn mensch für jede Nachricht eine Benachrichtigung haben möchte, geht das über die Einstellungen des Benutzeraccounts ("Mein Konto") wie hier gezeigt:
Alternativ können die Benachrichtigungen auf je channel eingestellt werden:
Wenn du bei einem Posting möchtest das alle im Channel eine Benachrichtigung darüber erhalten kannst du bei Rocketchat @all eingeben.
¶ Logbuch
Das Beschluss-Logbuch hat das Ziel das wir unsere gefassten Beschlüsse gut dokumentieren und sie auch in vielen Jahren für uns wieder auffindbar und nachvollziehbar sind.
Es gibt eine eigene Software für das Treibhaus Donaufeld Logbuch: https://log.treibhausdonaufeld.at/ - ist auch oben im Menü der Nextcloud abrufbar.
Die Seite ist nur für eingeloggte Benutzer sichtbar.
Wie erstelle ich einen neuen Eintrag?
-
Im Menü oben in der Nextcloud zum Logbuch wechseln
-
In der oberen Zeile: "Neuer Eintrag".
-
Alles Ausfüllen. Bitte bei Beschlusstext den gesamten Volltext des Beschlusses oder Beschlussantrages hineinkopieren. (Bitte kurz an die Zukunft denken: wenn jemand diesen Beschluss in 5 Jahren lesen würde - wäre dann immer noch verständlich was da beschlossen wurde und ggf. warum?)
-
Den internen Link zum betreffenden PDF-Protokoll hinzufügen + falls es ein extra PDF mit genauerer Beschreibung des Beschlussantrags gibt bitte auch das verlinkgen.
-
"Veröffentlichen". Fertig!
Hier gibts auch eine kurze Einführung dazu: logbuch_praesentation.pdf
¶ Emails
Wann schicke ich Mails aus?
-
Wenn ich Attachments oder lange Nachrichten weiterleiten möchte
-
offizielle Nachrichten an den Vorstand, wie z.B. Mitgliedsanträge, Austritte, Rechnungen usw. [email protected]
-
Emails an Bruno Sandbichler nach Absprache mit AG K&A (jedes E-Mail kostet) und
immer mit folgenden Betreff: “THD21_Simone-Veil-Gasse 7 - ………………….”
¶ Kontakt E-Mail
E-Mail Adresse für Kontakt nach Außen und mit Neuinteressent:innen:
(Wird von der AG O+E betreut)
¶ Interne Mailingliste
Jedes Vereinsmitglied, sowie realitylab und alle Neuinteressent*innen sind auf der Maillingliste:
Jedes Vereinsmitglied kann per E-Mail an diese Adresse das e-mails an die GG schicken. E-Mails sind wichtig zu nehmen und bitte zu lesen – bitte mit E-mails sparsam umgehen und keine großen Attachments mitschicken (Dateien schicken bitte per Upload in Nextcloud und Internem Link).
Weiters gibt es auch jeweils mailinglisten für jede AG:
Sowie auch eine eigene Mailingliste für Neuinteressent*innen:
Achtung: Es kann bis zu 30 min dauern, bis das mail an alle verteilt
wurde!
¶ Externe Mailingliste: Mailchimp
Alle InteressentInnen werden in der E-Mail Adressenliste von Mailchimp gespeichert. Zugangsdaten zur Liste hat die UG IT.
¶ Telefon
Bevor du dich in schriftliche Diskurse auf rocketchat vertiefst (und vielleicht missverstanden wirst) - bitte greife zum Hörer und rufe die betroffene Person zwecks persönlicher Klärung an. Alle Telefonnummern findest du hier: https://wir.treibhausdonaufeld.at/index.php/apps/contacts/
¶ Online Treffen
- Zoom:
- Wir haben einen Treibhaus-Account (=Johannas Zoom-Account): Zugangsdaten siehe in der nextcloud
- Margret hat auch einen Account - bitte sie selbst für Notfälle anfragen
- Jitsi, open-source meetings
- über https://meet.jit.si/
- oder https://fairmeeting.net/
- BigBlueButton
- zB über https://fairteaching.net/
- Whereby
¶ Hybride Online & Vor-Ort-Treffen
Bei realitylab und beim Wohnprojekt Wien gibt es eine Eule zum Ausborgen.
¶ Projektzeitplan
Der Koordinationskreis pflegt einen Projektzeitplan in Form einer Word-Tabelle bis Einzug: https://wir.treibhausdonaufeld.at/f/15048357
Alle können reinschauen - reingeschrieben werden soll bitte nur von Koordinaor:innen, Delegierten, Baumenschen und Vorstand. Die AGs aktualisieren bei ihren Treffen den Zeitplan ihre Themen betreffend. Der Koordinationskreis erhält den Überblick über die aktuellen Vorhaben und kann z.B. Schnittstellen zw. AGs oder Handlungsbedarf erkennen und weiter koordinieren.
¶ Umfragen
Um die Antwortmöglichkeiten für anonyme user nicht editierbar zu machen, logge dich bitte ein:
- Benutzernamen
treibhaus - Passwort
donaufeld
¶ Website: Wordpress
Webblog als Information über das Projekt:
Login für Adminbereich: